Política de Privacidad de Asambleas Virtuales CECR

Última actualización:
15 de junio de 2026

1. Introducción

Esta Política de Privacidad explica cómo el Colegio de Enfermeras de Costa Rica trata la información personal relacionada con el uso de la aplicación móvil Asambleas Virtuales CECR y los servicios asociados a la gestión de asambleas, eventos institucionales, mociones, votaciones, asistencia, transmisión, intervenciones, notificaciones y auditoría.

La aplicación está diseñada para permitir la participación de personas colegiadas, representantes y usuarios autorizados en procesos institucionales administrados por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica.

Al utilizar la aplicación, el usuario reconoce que ha leído esta Política de Privacidad y comprende el tratamiento de datos descrito en ella.

2. Responsable y alcance

El responsable institucional del tratamiento de los datos personales es el Colegio de Enfermeras de Costa Rica.

Esta política aplica al uso de Asambleas Virtuales CECR, incluyendo las funcionalidades móviles, web y servicios relacionados con:

  • Convocatorias a asambleas o eventos institucionales.
  • Inicio de sesión y validación de usuarios autorizados.
  • Confirmación de asistencia y registro de participación.
  • Consulta, presentación y gestión de mociones.
  • Votación de mociones.
  • Uso de códigos QR para validación, ingreso o participación.
  • Transmisión, intervención con audio o video, grabación o transcripción cuando estén habilitadas.
  • Recepción de notificaciones operativas.
  • Seguridad, soporte técnico, trazabilidad y auditoría.

Esta política no aplica a servicios, sitios web o plataformas de terceros que no sean controlados por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica, aunque puedan ser utilizados como proveedores técnicos para operar determinadas funciones.

3. Usuarios autorizados

La aplicación está dirigida a personas colegiadas, representantes, personal autorizado y demás usuarios expresamente habilitados por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica para participar en eventos, asambleas o procesos de votación institucionales.

El acceso a la aplicación es administrado por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica o por los responsables autorizados del evento. La aplicación no está diseñada para registro público abierto ni para auto-creación libre de cuentas por parte del público general.

La aplicación no está dirigida a menores de edad ni a público infantil.

4. Datos que puede tratar la aplicación

Según el tipo de usuario, el evento habilitado y las funcionalidades utilizadas, Asambleas Virtuales CECR puede tratar las siguientes categorías de datos:

Categoría Datos incluidos Finalidad principal
Datos de identificación Nombre, apellidos, identificación o cédula, número de colegiatura cuando aplique, usuario interno, rol, estado de cuenta y datos necesarios para validar la autorización de participación. Identificar al usuario, validar su autorización, asignar permisos y permitir su participación en eventos institucionales.
Datos de contacto Correo electrónico, teléfono u otros medios de contacto registrados o facilitados por el usuario o por el Colegio. Enviar comunicaciones operativas, gestionar autenticación, recuperación de acceso, notificaciones y avisos relacionados con eventos.
Datos de cuenta y sesión Nombre de usuario, token de sesión, estado de autenticación, fecha y hora de acceso, expiración de sesión, tipo de dispositivo, nombre del dispositivo, user-agent, dirección IP e información técnica equivalente. Permitir acceso seguro, mantener sesión, prevenir accesos no autorizados, proteger la cuenta y auditar operaciones relevantes.
Datos de eventos o asambleas Eventos asignados, invitaciones, confirmaciones de asistencia, estado de inscripción, registros de entrada y salida, participación, uso de códigos QR y estado dentro del evento. Gestionar convocatorias, asistencia, quorum, control de participación y validación operativa del evento.
Datos de mociones y votaciones Mociones disponibles, opciones seleccionadas, respuestas, texto libre cuando la moción lo permita, identificador de operación, fecha y hora de voto, estado de votación y resultados cuando sean habilitados. Permitir participación en procesos de votación, registrar decisiones institucionales, prevenir duplicidad y mantener trazabilidad del proceso.
Ubicación Latitud, longitud, precisión aproximada, distancia respecto al perímetro autorizado, ubicación aproximada derivada de dirección IP y fecha de validación. Validar si el usuario se encuentra dentro de una zona autorizada de votación o participación cuando esa condición sea definida para el evento. También se utiliza para seguridad y auditoría.
Cámara Uso de cámara para escaneo de códigos QR, participación por video o funciones visuales habilitadas durante el evento. Facilitar ingreso, validación, participación audiovisual o intervención en asambleas y eventos.
Micrófono y audio Audio del usuario durante intervenciones, transmisiones, participación con uso de la palabra o funciones similares. Permitir participación por audio, intervención oral, transmisión y registro del evento cuando corresponda.
Video, transmisiones y grabaciones Video, audio, intervenciones, transmisiones, grabaciones, archivos generados y transcripciones cuando estas funciones sean habilitadas para el evento. Permitir transmisión, documentación, consulta posterior, elaboración de respaldo institucional o seguimiento del evento conforme a las reglas aplicables.
Fotos o imágenes Imágenes seleccionadas por el usuario cuando una funcionalidad lo permita, por ejemplo, adjuntos relacionados con mociones u opciones. Adjuntar o consultar contenido relacionado con funcionalidades específicas habilitadas en la aplicación.
Notificaciones Token o identificador técnico de notificaciones y recepción de avisos sobre eventos, mociones, pausas, reanudaciones, cierres, recordatorios o comunicaciones operativas. Enviar avisos funcionales relacionados con participación, mociones, votaciones y eventos institucionales.
Datos técnicos, seguridad y auditoría Logs de acceso, acciones realizadas, fecha y hora, resultado de operaciones, errores, datos de dispositivo, dirección IP, user-agent, identificador de sesión y datos necesarios para trazabilidad. Proteger la plataforma, investigar incidencias, prevenir fraude, mantener seguridad, dar soporte técnico y conservar trazabilidad institucional.

5. Permisos del dispositivo

La aplicación puede solicitar permisos del dispositivo para operar funciones específicas. El usuario puede administrar estos permisos desde la configuración de su dispositivo. Algunas funciones pueden no estar disponibles si se rechaza un permiso necesario.

  • Internet: permite autenticar usuarios, cargar eventos, consultar mociones, registrar operaciones, emitir votos, enviar o recibir información operativa y mantener comunicación con los servicios del sistema.
  • Ubicación mientras se usa la aplicación: permite validar la zona autorizada de votación o participación cuando esa condición sea requerida por el evento. La aplicación no solicita ubicación en segundo plano.
  • Cámara: permite escanear códigos QR, validar ingreso, participar por video o utilizar funciones visuales habilitadas en el evento.
  • Micrófono: permite participar con audio en asambleas, transmisiones o intervenciones cuando la funcionalidad esté habilitada.
  • Notificaciones: permite recibir avisos sobre eventos, mociones, votaciones, pausas, reanudaciones, cierres, recordatorios o comunicaciones operativas.
  • Vibración: permite alertas locales asociadas a notificaciones o acciones relevantes dentro de la aplicación.
  • Galería o biblioteca de fotos: permite utilizar únicamente imágenes seleccionadas por el usuario cuando una funcionalidad lo permita, por ejemplo, adjuntos relacionados con mociones.
  • Autenticación biométrica: permite usar mecanismos del dispositivo para facilitar el acceso a una sesión guardada cuando estén disponibles.
  • Estado de red: permite detectar conectividad y mejorar la estabilidad operativa.
  • Ajustes de audio: permite administrar audio durante transmisiones, intervenciones o participación con uso de la palabra.
  • Bluetooth o dispositivos de audio: permite el uso de audífonos, micrófonos u otros accesorios de audio compatibles con el dispositivo y el sistema operativo.
  • Pantalla activa y permisos técnicos similares: ayudan a mantener estabilidad durante transmisiones, votaciones o procesos operativos en curso.
La autenticación biométrica se realiza mediante mecanismos propios del dispositivo. La aplicación no almacena plantillas biométricas y no recibe la huella, el rostro u otros identificadores biométricos del usuario. Su disponibilidad depende del dispositivo y del sistema operativo.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos pueden utilizarse para:

  • Autenticar usuarios y mantener sesiones seguras.
  • Validar identidad, colegiatura, rol o autorización.
  • Permitir acceso a eventos, asambleas, mociones y votaciones.
  • Gestionar invitaciones, asistencia, participación y quorum.
  • Consultar, presentar, debatir, administrar o votar mociones.
  • Registrar votos, respuestas, intervenciones, preguntas o participación del usuario.
  • Validar condiciones de participación, incluyendo ubicación cuando el evento lo requiera.
  • Prevenir accesos no autorizados, duplicidad, suplantación, fraude, abuso o uso indebido.
  • Auditar operaciones relevantes y mantener trazabilidad institucional.
  • Enviar notificaciones operativas relacionadas con eventos, mociones o votaciones.
  • Habilitar audio, video, transmisión, grabación o transcripción cuando corresponda.
  • Resolver problemas técnicos, errores o incidencias operativas.
  • Proteger la seguridad, disponibilidad e integridad de la plataforma.
  • Cumplir obligaciones institucionales, legales, reglamentarias, administrativas o de seguridad.

La información personal no se utiliza para publicidad personalizada, venta de datos ni fines comerciales ajenos a la operación institucional del sistema.

7. Votaciones, anonimato y trazabilidad

La aplicación permite participar en procesos de votación institucionales de acuerdo con las reglas definidas para cada evento o asamblea.

Cuando una votación sea configurada como anónima, el sistema podrá restringir la visualización directa del voto individual en los reportes o resultados disponibles para usuarios administrativos. Sin embargo, pueden conservarse registros técnicos mínimos, de seguridad, integridad, auditoría o prevención de duplicidad necesarios para proteger el proceso de votación.

Esta trazabilidad puede ser necesaria para validar que el voto fue emitido por un usuario autorizado, evitar votos repetidos, resolver incidencias, auditar el proceso o cumplir obligaciones institucionales.

8. Uso de ubicación

Algunos eventos pueden exigir que el usuario se encuentre dentro de un área geográfica autorizada para poder votar o participar en determinadas funciones.

En esos casos, la aplicación puede solicitar ubicación precisa mientras se usa la aplicación. Los datos de ubicación se utilizan para validar si el dispositivo se encuentra dentro del perímetro definido para el evento.

La aplicación no realiza seguimiento permanente de ubicación, no solicita ubicación en segundo plano y no utiliza la ubicación para publicidad.

9. Audio, video, transmisiones y grabaciones

Cuando el evento lo permita, el usuario puede participar mediante audio o video, solicitar el uso de la palabra o intervenir en una transmisión.

Las asambleas, intervenciones o transmisiones pueden ser grabadas, almacenadas o transcritas cuando el Colegio de Enfermeras de Costa Rica lo habilite para fines institucionales, documentales, administrativos, de respaldo, consulta posterior o elaboración de actas.

El usuario debe considerar que sus intervenciones de audio, video, imagen, nombre o participación pueden formar parte del registro del evento cuando la grabación o transmisión esté habilitada.

10. Notificaciones

La aplicación puede enviar notificaciones funcionales relacionadas con eventos, mociones, votaciones, recordatorios, pausas, reanudaciones, cierres o comunicaciones operativas.

Para ello, puede tratarse un identificador técnico del dispositivo o token de notificaciones. El usuario puede desactivar las notificaciones desde la configuración del dispositivo.

11. Compartición de información

La información puede ser accedida o tratada por personal autorizado del Colegio de Enfermeras de Costa Rica y por proveedores tecnológicos autorizados que apoyan la operación del sistema.

Estos proveedores pueden prestar servicios de:

  • Alojamiento de aplicaciones, servidores o bases de datos.
  • Seguridad, monitoreo, soporte técnico y mantenimiento.
  • Envío de correos electrónicos o comunicaciones operativas.
  • Notificaciones push.
  • Transmisión de audio y video.
  • Grabación, almacenamiento o reproducción de archivos.
  • Transcripción de audio o video cuando la función esté habilitada.
  • Geolocalización aproximada por dirección IP.
  • Servicios necesarios para continuidad operativa del sistema.

También puede compartirse información con autoridades competentes cuando exista una obligación legal, requerimiento válido o necesidad institucional debidamente justificada.

La información personal no se vende ni se comparte con terceros para publicidad personalizada.

12. Seguridad

El Colegio de Enfermeras de Costa Rica aplica medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger la información personal contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación indebida o uso no autorizado.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, perfiles o roles, auditoría, limitación de acceso a personal autorizado, protección de sesiones, registros de seguridad y uso de canales seguros para la comunicación con los servicios del sistema en entornos configurados para producción.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta. Por esa razón, las medidas de seguridad se revisan y aplican de acuerdo con las necesidades operativas, institucionales y de protección de datos.

13. Conservación de datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para la operación del sistema y para cumplir las finalidades descritas en esta política.

Los registros relacionados con asambleas, asistencia, mociones, votaciones, actas, auditoría, seguridad, grabaciones, transcripciones o trazabilidad pueden conservarse durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones institucionales, legales, reglamentarias, administrativas, probatorias o de seguridad.

Cuando un dato ya no sea necesario y no exista obligación de conservarlo, podrá ser eliminado, bloqueado, anonimizado o conservado de forma restringida, según corresponda.

14. Eliminación de cuenta y datos

El usuario puede solicitar la revisión, corrección, actualización, inactivación de acceso o eliminación de sus datos personales cuando corresponda.

Debido a la naturaleza institucional de las asambleas, algunos datos relacionados con asistencia, votos, mociones, auditoría, seguridad, actas, grabaciones o trazabilidad pueden estar sujetos a conservación obligatoria por razones legales, reglamentarias, administrativas, probatorias, institucionales o de seguridad.

En esos casos, el Colegio de Enfermeras de Costa Rica podrá rechazar total o parcialmente una solicitud de eliminación, o aplicar medidas alternativas como bloqueo, restricción de acceso, anonimización o conservación limitada del dato, según corresponda.

Las solicitudes pueden enviarse mediante los canales oficiales indicados en esta política.

15. Derechos y solicitudes del usuario

El usuario puede solicitar información, acceso, corrección, actualización, eliminación, inactivación de acceso o revisión del tratamiento de sus datos personales, conforme a la normativa aplicable y a las obligaciones institucionales del Colegio de Enfermeras de Costa Rica.

Para consultas o solicitudes relacionadas con privacidad, el usuario puede contactar al Colegio mediante los siguientes canales:

Para facilitar la atención, la solicitud debe incluir el nombre completo del usuario, medio de contacto, identificación suficiente para validar su relación con el Colegio y una descripción clara de la solicitud.

Las solicitudes serán atendidas conforme a la normativa aplicable, las políticas institucionales y las obligaciones de conservación que correspondan.

16. Menores de edad

Asambleas Virtuales CECR no está dirigida a menores de edad ni a público infantil. Su uso está previsto únicamente para personas colegiadas, representantes, personal autorizado o usuarios expresamente habilitados por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica.

17. Servicios de terceros

Algunas funciones pueden depender de proveedores externos para operar correctamente, por ejemplo servicios de infraestructura, transmisión, notificaciones, correo electrónico, almacenamiento, geolocalización aproximada por IP o soporte técnico.

Estos proveedores pueden tratar datos personales únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio correspondiente y conforme a las instrucciones o configuraciones autorizadas por el Colegio de Enfermeras de Costa Rica.

18. Cambios a esta política

Esta Política de Privacidad puede actualizarse para reflejar cambios operativos, institucionales, legales, regulatorios, técnicos o de seguridad.

La versión vigente estará disponible en esta misma URL y podrá ser consultada desde la aplicación o desde los medios oficiales definidos para su publicación.

19. Contacto

Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de datos personales en Asambleas Virtuales CECR, el usuario puede contactar al Colegio de Enfermeras de Costa Rica mediante: